Automatisering in finance: Voortman krijgt beter grip op uitgavenbeheer
Tijdens Voortmans zoektocht naar een moderne oplossing voor uitgavenbeheer kwamen zij via Yokoy in contact met MareVisie. Het doel: financiële processen vereenvoudigen, versnellen en automatiseren, in lijn met hun bredere digitaliseringsstrategie.
Voortman Steel Machinery is een toonaangevende producent van CNC-gestuurde machines voor staalbewerking. Automatisering zit diep in het DNA van de organisatie. Toch liep het uitgavenbeheer nog achter: het proces was traag, handmatig en inefficiënt. Bonnetjes werden laat ingediend, goedkeuringen verliepen niet gestroomlijnd en realtime inzicht ontbrak. Voortman besloot dat het tijd was voor vernieuwing.
Samen met Yokoy koos men voor een AI-gedreven oplossing die uitgavenbeheer automatiseert. MareVisie werd ingeschakeld als implementatiepartner. Dankzij slimme integraties, automatische transactiematching en gestroomlijnde goedkeuringsflows verwerkt Voortman nu 80% van de uitgaven volledig automatisch. Finance houdt tijd over, managers hebben meer grip, en medewerkers ervaren een gebruiksvriendelijker systeem.
De aanpak
Samen met Voortman hebben we een implementatieplan opgesteld, afgestemd op hun specifieke processen en wensen. Een van de uitdagingen was het bouwen van een maatwerk-goedkeuringsflow, waarmee toch dicht bij de standaard van Yokoy gebleven werd. Door heldere communicatie, flexibiliteit en technische expertise is de implementatie binnen de gestelde planning gerealiseerd. De belangrijkste les? Zelfs bij een low-code oplossing vraagt maatwerk afstemming, maar met de juiste aanpak blijft snelheid én kwaliteit gewaarborgd.
“De samenwerking met MareVisie verliep prettig. Ze dachten actief mee, bouwden proactief door en hielden ons scherp in de keuzes die we maakten. Dankzij hun ondersteuning loopt nu 80% van onze uitgaven automatisch door het systeem — precies zoals we voor ogen hadden.”
— Glenn den Drijver, Voortman Steel Machinery
