Inzicht in ICT-gebruikerswensen voor de Gemeente Leiden
MareVisie en de Gemeente Leiden werkten samen aan het in kaart brengen van de ICT-gebruikerswensen voor de inrichting van zowel het bestaande als het nieuwe kantoorgebouw. MareVisie kreeg de opdracht om de toekomstige IT-behoeften vast te leggen en daarmee de basis te leggen voor toekomstige werkplekstrategie van de gemeente.
De Gemeente Leiden stond voor de uitdaging om de ICT-voorzieningen binnen haar kantoren toekomstbestendig te maken. Dit betekende dat zowel de specifieke gebruikerswensen als de bredere IT-infrastructuur in kaart gebracht moesten worden.
Daarnaast was het essentieel dat de resultaten door de organisatie gedragen werden en dat het plan de juiste handvatten bood aan de bouwkundig architect om deze ICT-oplossingen effectief in de ontwerpen te integreren. MareVisie werd ingeschakeld om dit advies uit te werken en de organisatie daarin mee te nemen. Het proces daarin uit te begeleiden en de vertaling te maken van gebruikersbehoeften naar een strategische en technisch onderbouwd werkplek concept.
Onze aanpak: van input tot gedragen advies
MareVisie voerde de inventarisatie uit, waarbij we gebruikmaakten van:
- Workshops, interviews en feedbacksessies om wensen en eisen vast te leggen.
- De methodieken “use cases” en “day-in-a-life-of” om realistische gebruikersscenario’s te schetsen.
- Definiëring van referentieruimtes waarin de noodzakelijke ICT-voorzieningen werden vastgelegd.
De verzamelde informatie werd in interactieve sessies teruggekoppeld aan de betrokken stakeholders, zodat er draagvlak ontstond voor het advies. Daarnaast toetsten we de ICT-eisen aan state-of-the-art concepten, zoals plaats- en tijdsonafhankelijk werken, de flexfactor en de toekomstvisie op samenwerking binnen de gemeente. MareVisie introduceerde ook een serviceconcept gekoppeld aan ICT-gebruikerswensen, wat hielp bij het opstellen van een model voor de doorrekening van alternatieven. Het resultaat?
- Een concreet en gedragen eindrapport, waarmee de gemeente direct aan de slag kon.
- Ondersteuning bij besluitvorming, dankzij een overzichtelijke weergave van ICT-opties en hun impact.
- Een breed gedragen visie, doordat alle stakeholders actief betrokken waren in het proces.
Een belangrijke les uit dit traject was dat korte, uitvoerende trajecten vaak complexer blijken dan vooraf gedacht. Met een visie op toekomstige technologie, een goed beeld van de organisatie strategie en een helder stappenplan gaat dat als heel goed.
Wat de klant zegt
“Mijn ervaring met MareVisie is erg positief. Zij hebben in korte tijd veel informatie verzameld en dat gestructureerd verwerkt. Hun aanpak, met goede afstemming en verificatie met de gebruikersorganisatie, was zorgvuldig en effectief. Dankzij hun kennis en inzichten konden wij onze eigen toekomst vanuit andere perspectieven bekijken en de juiste keuzes maken.”
— Henriëtte Tans – Kwartiermaker Strategie, Informatiemanagement en Projectmanagement, Gemeente Leiden
Dankzij de samenwerking met MareVisie heeft de Gemeente Leiden een duidelijk en strategisch onderbouwd plan voor de toekomstbestendige inrichting van haar ICT-infrastructuur. Met een gedragen visie en praktische aanbevelingen kan de gemeente haar kantoren optimaal inrichten voor de veranderende behoeften van haar medewerkers en inwoners. Wil je weten hoe MareVisie ook jouw organisatie kan helpen bij het vormgeven van een toekomstgerichte ICT-omgeving?
Neem contact met ons op via www.marevisie.nl/contact.
