Opdracht: Het in kaart brengen van de ICT gebruikerswensen t.b.v. huidige en toekomstige inrichting van bestaande en nieuwe kantoren binnen de regio Leiden.

Expertise: ICT
Branche: Overheid

Het doel van de opdracht was om in korte tijd de ICT gebruikersbehoefte m.b.t. inrichting van kantoorgebouwen van de gemeente Leiden vast te leggen. Naast specifieke gebruikerswensen is ook de toekomstige IT infrastructuur meegenomen omdat die rand voorwaardelijk is voor de te leveren diensten. Het resultaat diende door de organisatie gedragen te worden en de juiste handvatten te geven voor de bouwkundig architect om dit in de ontwerpen te kunnen verwerken.

MareVisie was verantwoordelijk voor de aansturing, de inventarisatie en het inbrengen van visie, kennis en kunde op het gebruik van toekomstige IT binnen de bebouwde omgeving.

Middels workshops, interviews en feedback sessies zijn de eisen en wensen vastgelegd. Daarvoor heeft MareVisie de concepten “use cases”en “day-in-a-life of” ingezet om specifieke gebruikers situaties te kunnen kaderen.
Daaruit zijn de benoemde referentie ruimten gedestilleerd waarin de noodzakelijke ICT voorzieningen waren aangegeven. Voordat de resultaten definitief gemaakt zijn is alle opgehaalde informatie opnieuw in interactieve sessies gedeeld met de betrokkenen.

Daarnaast heeft toetsing plaats gevonden met toekomstige “state of the art” plaats/tijd/beschikbaarheid concepten in relatie tot het huidige beleid en de toekomst visie op samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie. Principes als de flexfactor en privacy gevoeligheid van medewerkers en inwoners inclusief toekomstige toepassing en nut van het hebben van specifieke informatie zijn  hierin meegenomen.
Separaat is de inbreng van een service concept gerelateerd aan de ICT gebruikerswensen geïntroduceerd. Dat maakte het mogelijk om een concept model te maken voor het doorrekenen van de verschillende alternatieven.

De opgeleverde informatie diende ruimschoots de doelstelling om tot besluitvorming over te kunnen gaan.
Kenmerkend bij dit soort “relatief korte trajecten is dat het in eerste instantie als puur uitvoerend werk gezien wordt maar dat er geen advies mogelijk is zonder dat goed nagedacht is over de toekomstige technische ontwikkelingen in combinatie met de visie en strategie van de organisatie waar het om gaat.

‘’Mijn ervaring met MareVisie is erg positief. Zij hebben voor ons in een korte tijd veel informatie verzameld en dat gestructureerd verwerkt. Het vooraf opgegeven stappenplan hebben ze nauwkeurig gevolgd waarbij de afstemming met mij als opdrachtgever en het verifiëren van het eindresultaat met de gebruikersorganisatie een wezenlijk onderdeel was van hun aanpak.

Doordat ze in de gesprekken over bedrijfsstrategie en visie actief hun kennis hebben gedeeld, hielp dat ons om vanuit andere perspectieven naar onze eigen toekomst te kijken. De keuzes die daardoor voor het voetlicht kwamen werden door MareVisie goed uitgelicht. Ze hebben ons snel en effectief geholpen om de stap naar de volgende fase te zetten.’’

Henriëtte Tans – Kwartiermaker Strategie, Informatiemanagement en Projectmanagement voor Programma VRIS| Teammanager KIM, Gemeente Leiden