Projectmanagement gaat over meer dan planning en deadlines. Het draait om mensen, en mensen verschillen. Zeker in grote projecten werk je met teams die divers zijn in afkomst, leeftijd en expertise. Die diversiteit kan een enorme kracht zijn, maar brengt ook uitdagingen met zich mee in communicatie en samenwerking.
Marevisie heeft in de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan in het werken met diverse projectteams. Voor dit artikel spraken we met Ariane, projectmanager ondersteuner bij Marevisie. Zij deelt haar ervaringen en inzichten over hoe je als projectmanager effectief omgaat met verschillen in werkcultuur en hoe Marevisie deze diversiteit in de praktijk werkbaar maakt.
Waar cultuurverschillen het meest zichtbaar zijn: communicatie en motivatie
Het eerste waar Ariane aan moest denken toen ik haar vroeg welke invloed cultuur heeft op samenwerking, was communicatie. Volgens haar zijn cultuurverschillen daar het meest zichtbaar. Verschillende mensen hebben verschillende voorkeuren in hoe zij communiceren en juist die verschillen kunnen in projecten tot misverstanden leiden.
Zo staan Nederlandse teams bekend om hun directe manier van communiceren. In Nederland is de hiërarchie vaak beperkt en vinden medewerkers het doorgaans geen probleem om iemand met een hogere positie direct aan te spreken met een vraag of probleem. Voor teams uit andere landen kan deze directe aanpak echter soms als heftig of confronterend worden ervaren, vertelt zij mij. Een veelvoorkomend misverstand ontstaat dus rondom de ernst van een boodschap.
Tegelijkertijd vinden mensen in sommige culturen het lastig om aan te geven dat iets mogelijk niet haalbaar is. Wat in de ene cultuur wordt bedoeld als een zorg of uitnodiging om terug te koppelen, bijvoorbeeld: “als het niet lukt, laat het gerust weten”, kan in een andere cultuur worden opgevat als een duidelijke opdracht. Dit kan ertoe leiden dat mensen het gevoel hebben dat ze moeten overwerken, terwijl dat niet de bedoeling is.
Ook in schriftelijke communicatie spelen cultuurverschillen een grote rol. Waar Nederlanders vaak informeel mailen, wordt in andere landen een meer vaste en formele opbouw verwacht.
Daarnaast zijn er verschillen zichtbaar tussen generaties. Jongere collega’s kiezen eerder voor een bericht via Teams en laten vaak eerst weten dat ze zullen bellen, in plaats van iemand direct te bellen. Oudere generaties geven soms juist de voorkeur aan direct contact.
Tot slot wordt communicatie verder beïnvloed door verschillen in achtergrond, zoals technisch versus businessgericht werken. De mate van detail waarin zaken worden uitgelegd verschilt sterk tussen deze groepen, wat samenwerking extra uitdagend kan maken als verwachtingen hierover niet expliciet worden gemaakt.
Volgens Ariane hebben verschillen in cultuur, verwachtingen en communicatiestijlen niet alleen invloed op de samenwerking, maar ook op de motivatie binnen teams. Mensen moeten zich gehoord voelen en bereid zijn om samen te werken en dat kan alleen als communicatie goed verloopt. In internationale projecten speelt daarbij vaak de vraag: wie past zich aan aan wie? Van leveranciers wordt soms verwacht dat zij zich volledig aanpassen aan de cultuur van de opdrachtgever, maar dat is niet altijd vanzelfsprekend of wenselijk.
Daarnaast kan werkdruk een rol spelen. Wanneer verwachtingen niet duidelijk zijn uitgesproken, kan het voor teamleden voelen alsof er steeds meer van hen wordt gevraagd, wat ten koste gaat van motivatie.
Dit zijn de meest opvallende issues die Ariane ziet in samenwerking tussen verschillende culturen. Ze raken aan communicatie, verwachtingen en motivatie en vragen om bewuste aandacht. Maar hoe pakt Marevisie dit concreet aan binnen projecten?
Hoe Marevisie omgaat met cultuurverschillen in projecten.
Marevisie kan deze vraag concreet oppakken juist omdat het geen onderdeel is van de interne organisatie. Daardoor ontstaat ruimte om met afstand naar de samenwerking te kijken, legt Ariane uit. “Je zit er niet middenin,” zegt ze, “waardoor je objectiever kunt observeren wat er gebeurt en waarom het stroef loopt.” Die onafhankelijke positie maakt het makkelijker om verwachtingen te herkennen, te duiden en bespreekbaar te maken.
Daarnaast past deze rol goed bij het type mensen dat bij Marevisie werkt. Het bedrijf heeft een sterke technische basis en trekt veel mensen met een bèta-achtergrond aan. Dat zorgt voor inhoudelijke aansluiting bij technische teams, iets wat volgens Ariane door klanten sterk wordt gewaardeerd. Tegelijkertijd vraagt werken in diverse teams ook om een bredere blik: interesse in mensen, bewustzijn van eigen drijfveren en het vermogen om je in te leven in de ander. Training, zelfreflectie en aandacht voor managementstijlen helpen projectmanagers om die vertaalslag te maken tussen verschillende culturen en perspectieven.
In de praktijk heeft Ariane geleerd dat Nederlandse directheid niet altijd goed landt bij internationale teams. Om te voorkomen dat boodschappen te heftig overkomen, is extra context vaak noodzakelijk, zeker wanneer er meerdere partijen of nieuwe mensen bij betrokken zijn. “Als iets niet goed gaat, is het belangrijk om dat eerst mondeling te bespreken en daarna schriftelijk toe te lichten,” zegt ze. Zo komt feedback niet als een verrassing en blijft het gesprek constructief.
Ook in schriftelijke communicatie vraagt dit om bewust handelen. In situaties waarin e-mail niet goed werkt of eerder tot spanningen heeft geleid, zoekt Marevisie bewust de dialoog via andere kanalen. Soms betekent dat het gesprek aangaan via een leidinggevende of iemand binnen het team die ze vertrouwen. Niet om te escaleren, maar juist om motivatie en begrip te vergroten en de boodschap op de juiste manier over te brengen.
Verschillen in achtergrond, bijvoorbeeld tussen technische en businessgerichte teams, vormen een ander aandachtspunt. Omdat Marevisie veel technische expertise in huis heeft, kan er inhoudelijk diep worden meegedacht. Die mate van detail en betrokkenheid helpt om verwachtingen helder te maken en misverstanden te voorkomen. Tegelijkertijd vraagt dit om schakelen: weten wanneer detail nodig is en wanneer juist overzicht en vertaling richting business belangrijker zijn.
Een belangrijk onderdeel van Ariane’s aanpak is het vroegtijdig signaleren van knelpunten. Door scherp te volgen wat er gebeurt, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar processen vastlopen, worden onderliggende spanningen zichtbaar. Verwachtingen worden expliciet gemaakt en gedeeld met de juiste personen, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. Wanneer kritiek niet of onvoldoende wordt uitgesproken, helpt Marevisie deze te vertalen naar concrete acties, bijvoorbeeld door meetings te structureren, verwachtingen te verduidelijken en afspraken vast te leggen in duidelijke acties en deadlines.
Soms zijn conflicten onvermijdelijk. In die gevallen zet Ariane in op het samenbrengen van mensen, maar wel in fases. Eerst worden de verschillende perspectieven apart besproken: wat ervaart elke groep als het probleem en wat is voor hen belangrijk? Pas daarna worden de partijen bij elkaar gebracht.
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is het loskoppelen van personen en processen. Het gesprek blijft professioneel en inhoudelijk: het gaat om rollen, verantwoordelijkheden en werkzaamheden, niet om individuen. Zeker wanneer mensen onder druk staan, helpt het om het probleem terug te brengen tot de kern: wat is het onderwerp, wat is ieders functie en waarom is die expertise nodig?
Volgens Ariane loopt motivatie als een rode draad door al deze situaties heen. Wanneer verwachtingen niet goed op elkaar zijn afgestemd, kan samenwerking voelen als extra druk. Marevisie neemt in zulke gevallen de regie om verwachtingen te matchen en de samenwerking weer in balans te brengen. Door cultuurverschillen expliciet te benoemen en bespreekbaar te maken, ontstaat er ruimte voor begrip en daarmee voor gemotiveerde teams die effectief kunnen samenwerken.
Belangrijkste lessen
We vroegen Ariane welke lessen zij in de loop van haar carrière heeft geleerd over samenwerken over culturen heen. Voor haar begint dat met het vermogen om soms bewust een stap terug te doen en mensen los te koppelen van hun rol in het project. Door niet alleen naar functies en verantwoordelijkheden te kijken, maar ook naar de persoon daarachter, ontstaat meer begrip en geduld. Dat maakt het makkelijker om van elkaar te leren en verschillen te accepteren.
Daarnaast benadrukt Ariane het belang van nieuwsgierigheid. Interesse tonen in de achtergrond, werkwijze en drijfveren van anderen helpt om aannames los te laten en samenwerking te verdiepen. Volgens haar is juist die open houding essentieel in internationale teams, waar verschillen sneller zichtbaar worden.
Ariane benadrukt daarbij dat cultuurverschillen niet alleen uitdagingen met zich meebrengen, maar ook duidelijke voordelen kunnen hebben. Diverse teams zorgen voor bredere invalshoeken, nieuwe ideeën en andere manieren van denken. Door mensen op de juiste plek in te zetten, bijvoorbeeld detailgerichte personen in rollen waar nauwkeurigheid cruciaal is, kunnen ieders sterke punten optimaal worden benut. Dat vergroot de efficiëntie en het werkplezier, zeker in internationale contexten waar de talentpool groter is.
Wat Marevisie volgens Ariane onderscheidt in de omgang met culturele verschillen, is de sterke technische basis in combinatie met flexibiliteit. De technische expertise sluit goed aan bij de sectoren waarin Marevisie actief is en zorgt voor inhoudelijke geloofwaardigheid richting klanten en teams. Tegelijkertijd is de organisatie wendbaar en gewend om te werken met grote, diverse projectteams. De mix van ervaren professionals en jongere collega’s maakt het mogelijk om snel te schakelen tussen verschillende perspectieven en werkstijlen.
Conclusie
Tot slot vroegen we Ariane hoe zij de rol van culturele sensitiviteit ziet in de toekomst van projectmanagement. Volgens haar is dat geen tijdelijke trend, maar iets wat blijvend belangrijk is. Of het vak sterk zal veranderen, vindt ze lastig te voorspellen, maar het bewust omgaan met verschillen zal alleen maar relevanter worden. Niet alleen door internationale samenwerking, maar ook door uiteenlopende bedrijfsculturen en verschillen tussen technische en niet-technische teams.
Volgens Ariane draait het erom dat projectmanagers zich blijven afvragen hoe zij het beste een reactie of samenwerking kunnen stimuleren bij verschillende mensen. Dat vraagt om bewust kiezen van communicatiemiddelen: wanneer werkt chat het beste, wanneer is bellen effectiever en wanneer is het juist belangrijk om elkaar te zien met de camera aan, of juist niet. In projecten met veel digitale communicatie is die afweging essentieel. Er bestaat geen one-size-fits-all; per situatie en per team is een andere aanpak nodig.
Terugkijkend op het gesprek met Ariane wordt duidelijk waar de grootste uitdagingen liggen: verschillen in communicatiestijl, impliciete verwachtingen en de impact daarvan op motivatie. Tegelijkertijd laat haar verhaal zien hoe deze verschillen werkbaar kunnen worden gemaakt. Door cultuurverschillen te herkennen, verwachtingen expliciet te maken en bewust te kiezen hoe en wanneer je communiceert, ontstaat ruimte voor begrip en samenwerking. Precies daar ligt de kracht van Marevisie: het verbinden van mensen, perspectieven en expertise, zodat diverse teams effectief en gemotiveerd kunnen samenwerken.