In ons eerste artikel hebben we geconcludeerd dat het verhaal van Lord of the Rings bestaat uit twee projecten volgens de definitie van PRINCE2: het project van Sauron om de macht over Middle Earth in handen te krijgen, en het project van de Fellowship om dit te verhinderen door de Ring in Mount Doom te vernietigen. In het vorige artikel zijn we erachter gekomen dat de Fellowship het project in grote lijnen goed heeft uitgevoerd.
In dit artikel bestuderen we hoe Sauron zijn project heeft aangepakt: wat ging goed, en wat had hij beter kunnen doen? En had Sauron in zijn doel kunnen slagen als hij sommige dingen anders had gedaan?
MareVisie heeft geen hobbits of tovenaars in dienst. Wel hebben al onze collega’s de PRINCE2 Foundation-opleiding gevolgd, en onze senior medewerkers daarnaast nog PRINCE2 Practitioner. Hiermee brengen wij voor onze klanten projecten tot een succes, die vallen onder een of meerdere van onze vier expertisegebieden: informatiemanagement & procesverbetering, bedrijfs- & IT transformatie, technologiemanagement of customer service.
Principes PRINCE2
We beginnen weer met een analyse van de zeven principes van PRINCE2: voortdurende zakelijke rechtvaardiging, leren van ervaring, gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, managen per fase, managen by exception, productgericht plannen en op maat maken voor de projectomgeving.
1. Het eerste PRINCE2-principe is voortdurende zakelijke rechtvaardiging: op elk moment tijdens de uitvoering van het project moet het levensvatbaar, realiseerbaar en wenselijk zijn. Op deze manier wordt onder meer de beruchte sunk cost fallacy voorkomen: de gedachtegang dat het zonde zou zijn om een project af te blazen vanwege de reeds gemaakte investeringen van geld of arbeid, waardoor niet-levensvatbare projecten alsnog overeind worden gehouden. Sauron trapt niet in deze denkfout, want op elk moment binnen het verhaal van Lord of the Rings ziet hij veel meer voordelen (namelijk de heerschappij over Middle Earth) dan nadelen in het verkrijgen van de Ring. Dit principe past hij dus goed toe.
2. Het volgende principe heet leren van ervaring. Bij een goede uitvoering hiervan pas je lessen toe die je eerder in het project of in voorgaande projecten geleerd hebt. Sauron is als een van de onsterfelijke Ainur een van de oudste en meest ervaren wezens in Midden-Aarde. Met zijn millennia aan ervaring weet hij dat een groot leger van orks en andere wezens alleen niet genoeg is om de strijd te winnen. Daarom is hij ook een meester in manipulatie, bedrog en infiltratie. Met zijn kennis over mensen weet hij de negen Nazgûl tot zich te winnen, door in te spelen op hun verlangen naar macht. De ambitieuze tovenaar Saruman loopt naar hem over wanneer Sauron hem meer macht belooft, en met angstbeelden over de toekomst lukt het Sauron om de stadhouder Denethor te demoraliseren. Uit dit sterke punt komt gelijk een zwakker punt van Saurons ervaring rollen: door aan te nemen dat iedereen macht verlangt, ziet hij het uiteindelijk niet aankomen dat de Ring vernietigd wordt. Voor Sauron was het ondenkbaar dat iemand zo’n machtig object zou weigeren. Hij past dit principe dus maar deels goed toe.
3. Daarnaast hebben bij goed uitgevoerde PRINCE2-projecten alle personen gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. Van tevoren worden afspraken gemaakt wie verantwoordelijk is voor welk werkpakket. Sauron heeft dit goed aangepakt: zoals eerder genoemd heeft hij een hele verzameling aan dienaren en bondgenoten gesmeed, die hij duidelijk instrueert over hun rollen. De zware top-down-aanpak, die dictatoriaal te noemen is, zorgt ervoor dat iedereen Saurons bevelen zonder morren opvolgt.
4. Als vierde kijken we naar het principe managen per fase. Dit betekent dat aan het begin van het project een opstart- en initiatiefase plaatsvindt. Hier worden de projectdoelen gedefinieerd en de deadlines van deze doelen en eventuele tussendoelen. Daarna vinden een of meerdere uitvoeringsfases plaats, waarin deze tussen- en einddoelen worden bewerkstelligd. Ten slotte wordt het project afgesloten.
Saurons doel was duidelijk: met of zonder de Ring de koninkrijken van Midden-Aarde verslaan. De tussenfases waren ook duidelijk. Eerst verleid Sauron machtige leiders om naar hem over te lopen, zoals Saruman, waarna hij magie gebruikt om andere leiders te verzwakken. Zo zijn Theoden van Rohan en Denethor van Gondor sterk verzwakt. Vervolgens worden deze koninkrijken aangevallen door grote orklegers, met de hoop dat hun leiders te verzwakt zijn om effectief te reageren. Hoewel dit plan uiteindelijk faalt, was het toch goed opgezet en in duidelijke fases gemanaged.
5. Het principe van managen by exception houdt in dat de projectmanagers hun gang moeten gaan om de afgesproken doelen te behalen, en de stuurgroep (in casu Sauron) slechts moet ingrijpen wanneer deze doelen dreigen niet behaald te worden. Zoals eerder behandeld, heeft Sauron redelijk concrete tussendoelen opgesteld. De Nazgûl, Saruman, en Saurons orklegers hebben duidelijke doelen die naar Saurons verwachting behaald worden. Helaas lukt het hem – als een soort eenpersoons stuurgroep – lang niet altijd om in te grijpen wanneer een tussenproject dreigt te falen, met als gevolg dat veel tussendoelen niet behaald worden. Dit is vooral kwalijk omdat hij via zijn kristallen bollen en magische krachten veel directer kan communiceren dan de Fellowship, of in het geval van een project in de echte wereld. Hoewel de structuur dus wel aanwezig is, is dit principe niet goed uitgevoerd.
6. Het zesde PRINCE2-principe is productgericht plannen: het moet gedurende het hele project helder zijn wat de projectdoelen zijn. In dit geval is er één projectdoel: het veroveren van Midden-Aarde. Als optioneel tussendoel geldt het vinden van de Ring. Omdat zelfs zonder het verkrijgen van de Ring Sauron sterk genoeg is om te winnen, is het vinden ervan niet noodzakelijk. De enige echte dreiging ligt erin wanneer een machtige tegenstander de Ring opeist en Sauron uitdaagt. Wanneer Aragorn dit dus lijkt te doen, wil Sauron hem en zijn leger zo snel mogelijk verslaan bij de Zwarte Poort. Sauron en zijn team voeren al hun acties uit om deze doelen te bewerkstelligen, ondanks het feit dat hij uiteindelijk faalt in zijn project. We kunnen echter stellen dat dit principe goed is toegepast, en dat het mislukken ergens anders door komt.
7. Ten slotte bestuderen we de toepassing van het principe op maat maken van de projectomgeving. Elk project is anders dan alle voorgaande, dus elke projectomgeving is ook anders. Sauron heeft, zoals aangegeven, een strakke top-down-structuur aangelegd. Voor hem werkt dit goed. Sauron heeft echter over het hoofd gezien dat een PRINCE2-project sommige rollen altijd vervuld moet hebben: onder meer een stuurgroep bestaande uit een klant, seniorgebruiker en seniorleverancier. Sauron neemt al deze rollen zelf op zich, wat volgens PRINCE2 niet mag. Hier is nog ruimte voor verbetering.
Thema’s van PRINCE2
PRINCE2 kent ook zeven thema’s: business case, organisatie, kwaliteit, plannen, risico, wijziging en voortgang.
1. In de business case wordt vastgelegd of het uit te voeren project wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is. Zoals uitgelegd, moet deze business case volgens het principe van voortdurende zakelijke rechtvaardiging continu gelden. Sauron heeft dit thema vakkundig toegepast: het doel – wereldheerschappij – was voor hem overduidelijk wenselijk. Levensvatbaar en haalbaar was het ook, gezien hij zijn project bijna tot een succes heeft weten te brengen.
2. Bij het tweede thema, organisatie, worden de taken van alle betrokkenen vastgelegd. Het ligt dus dichtbij het principe van gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. De organisatie is erg top-down, en Sauron neemt alle beslissingen. Omdat hij magische krachten heeft, is dit minder een probleem dan bij projecten waar MareVisie zich bezighoudt. Toch was hij waarschijnlijk succesvoller geweest als hij meer taken had gedelegeerd naar degenen onder hem, of in elk geval advies had ingewonnen. In dat geval had hij misschien kunnen voorzien dat de Fellowship zou proberen de Ring te vernietigen.
3. Het thema kwaliteit beschrijft de projectproducten, acceptatiecriteria en andere hulpmiddelen om te bepalen of het project is geslaagd. Net als bij de Fellowship is dit voor Sauron erg duidelijk: zijn project is geslaagd als hij al zijn vijanden weet te verslaan en vroeg of laat de Ring in handen krijgt. Sauron geeft er verder niet om hoeveel van zijn eigen legers en dienaren hierbij verslagen worden, zolang het einddoel maar wordt gehaald. Extra kwaliteitsmetingen zijn dus niet van toepassing.
4. Plannen – niet het werkwoord, maar het meervoud van het zelfstandig naamwoord ‘plan’ – is het vierde thema van PRINCE2. Sauron heeft dit thema slecht toegepast: hij gaat ervanuit dat de Ring zijn drager genoeg zal corrumperen zodat Sauron de drager als het ware kan overnemen, maar hij heeft geen plan B. Zijn grootste aanname is dat ieder persoon die de kans krijgt, de Ring zou opeisen. Hoewel dat het geval is bij Boromir, en zelfs zijn vader Denethor, zijn er tal van veel machtiger karakters die de Ring afwijzen en niet eens willen aanraken. Als hij wel rekening had gehouden met dit scenario, had hij weleens kunnen slagen in zijn doel.
5. Het volgende thema is risico. Hier wordt geregeld hoe de projectorganisatie omgaat met bedreigingen (negatieve risico’s) en kansen (positieve risico’s). Hiervoor worden de risico’s geïnventariseerd. Sauron heeft dit thema slecht aangepakt: in het verhaal blijkt Frodo (met hulp van Sam) uiteindelijk sterk genoeg bestand tegen de magie van de Ring dat hij hem niet opdoet voor eigen gewin – de gebeurtenissen in Mount Doom daargelaten. Sauron heeft dit risico volledig onderschat, of zelf over het hoofd gezien: hij wedde op één paard. Ook kansen werden nauwelijks benut. Zo waren er best een aantal momenten waarop de handlangers van Sauron erg dicht bij de Ring kwamen, maar hier geen (succesvol) gebruik van werd gemaakt.
6. Hoe om te gaan met wijzigingen in het projectplan, wordt behandeld bij het thema wijziging. Sauron wijzigt het plan niet: hij blijft er gedurende het hele verhaal van overtuigd dat de Ringdrager – wie dat moge zijn – door de Ring wordt gecorrumpeerd en Sauron op die manier controle over hem kan krijgen. Het enige alternatief is dat de Ring verloren zou gaan, doordat de Ringdrager hem kwijt zou raken of zou sterven. Dit plan bleef ongewijzigd.
7. Tot slot bespreekt het thema voortgang de manier waarop de betrokkenen rapporteren naar stakeholders. Omdat Sauron de ultieme stakeholder is en hij direct met zijn trawanten kan communiceren, is dit thema niet van toepassing bij het verhaal van Lord of the Rings.
Vergelijking met Team Fellowship en conclusie
De uitvoering van de projecten van Team Fellowship en Team Sauron is in de onderstaande tabel samengevat:
De legenda is als volgt: ++: erg goed uitgevoerd, +: goed uitgevoerd, 0: niet van toepassing, -: slecht uitgevoerd, –: erg slecht uitgevoerd.
Sauron is er uiteindelijk niet in geslaagd om de Ring terug te krijgen. Dit zou kunnen liggen aan de uitvoering van zijn project: op bijna elk principe en thema scoort hij slechter dan zijn tegenstanders van de Fellowship. Als hij onze professionals van MareVisie had ingeschakeld, had hij er weleens in kunnen slagen om de macht over Middle Earth terug te krijgen