Wie is er niet bekend met J.R.R. Tolkiens Lord of the Rings (vertaald als In de ban van de ring)? Het verhaal over de hobbit Frodo, die na een immense queeste de One Ring in Mount Doom gooit, is zeventig jaar na publicatie nog immens populair. In ons vorige artikel hebben we geconcludeerd dat het verhaal van Lord of the Rings bestaat uit twee projecten volgens de definitie van PRINCE2: het project van Sauron om de macht over Middle Earth in handen te krijgen, en het project van de Fellowship om dit te verhinderen door de Ring in Mount Doom te vernietigen. In dit artikel gaan we in op de uitvoering van het project door de Fellowship.
MareVisie heeft geen hobbits of tovenaars in dienst. Wel hebben al onze collega’s de PRINCE2 Foundation-opleiding gevolgd, en onze senior medewerkers daarnaast nog PRINCE2 Practitioner. Hiermee brengen wij voor onze klanten projecten tot een succes, die vallen onder een of meerdere van onze vier expertisegebieden: informatiemanagement & procesverbetering, bedrijfs- & IT transformatie, technologiemanagement of customer service.

Principes
PRINCE2 kent zeven principes: voortdurende zakelijke rechtvaardiging, leren van ervaring, gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, managen per fase, managen by exception, productgericht plannen en op maat maken van de projectomgeving.

1. Het principe van voortdurende zakelijke rechtvaardiging betekent dat een project continu levensvatbaar, realiseerbaar en wenselijk is; niet alleen voor het project begint, maar ook tijdens de looptijd. Vanaf de Council of Elrond voldoet het project – de Ring in Mount Doom gooien – continu aan de drie eisen: een teken van een goed uitgevoerd project. Het losraken van Frodo en Sam aan het einde van het eerste boek, is wel negatief voor de realiseerbaarheid. Omdat er echter geen alternatief was en er wel iets moest gebeuren, bleef het principe echter gelden.

2. Het tweede principe is leren van ervaring. In een goed uitgevoerd project worden lessen getrokken uit voorgaande vergelijkbare projecten en van het project zelf tijdens de uitvoering. De Fellowship weet uit ervaring (van het verhaal van Isildur, die de Ring in Mount Doom weigerde te gooien toen hij de kans had) dat het gooien van de Ring erg lastig zal zijn. Tijdens het project zelf worden eerdere ervaringen ook meegenomen. Zo leert Frodo van Gandalf, Galadriel en Aragorn dat alleen hij vertrouwd kan worden met de Ring. Dit past hij toe wanneer hij Sams aanbod om de Ring te dragen, afwijst. Saurons impulsieve en harde reactie als hij Pippin door de Palantír ziet, leert de Fellowship dat Sauron op deze wijze makkelijk afleidbaar is. Ook dit past de Fellowship later toe, wanneer Aragorn Sauron uitdaagt, waardoor Saurons aandacht voor Frodo en Sam verslapt. Ook dit principe is dus goed toegepast door de Fellowship.

3. In een goed uitgevoerd PRINCE2-project heeft iedereen duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. De personages van de Fellowship hebben allemaal hun eigen rol, al lopen ze af en toe door elkaar heen. Gandalf leidt de Fellowship als gids en machtige tovenaar. Aragorn is naast een goede vechter een ervaren overlever, jager en spoorzoeker, en Legolas, Gimli en Boromir zijn ervaren strijders. Frodo kan als enige de Ring dragen. De rollen van Sam, Merry en Pippin zijn aan het begin van het verhaal echter onduidelijk; hun latere bijdrage is dan ook volkomen onvoorzien voorafgaand aan het project. Ook ontbreekt er een duidelijke stuurgroep, die goedkeuring geeft en het project wanneer nodig bijstuurt. De Council of Elrond heeft daar wel enige trekken van. Andere invloedrijke personages zijn Gandalf, de elvenkoningin Galadriel, en Elrond zelf. Met voorheen als leider Saruman, evenals een paar andere ongenoemde karakters, vormen zij ook wel de White Council. Op verscheidene punten in het project sturen zij het project bij, bijvoorbeeld wanneer Galadriel de Fellowship extra hulpmiddelen en advies geeft en wanneer Elrond Aragorn opdraagt zijn titel als koning op te eisen. Op het terrein van gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden zijn er dus verbeterpunten in de uitvoering, al is de basis al wel aanwezig.

4. PRINCE2-projecten worden gemanaged per fases, die stuk voor stuk worden doorlopen. Het project van de Fellowship bestaat eerst uit een opstart- en initiatiefase, waarna de Council of Elrond besluit dat de Ring in Mount Doom gegooid moet. De uitvoering zelf bestaat uit één fase; er zijn geen tussenproducten. Er kan echter gezegd worden dat het uiteindelijke project wordt ondersteund door meerdere tussenprojecten die culmineren in de succesvolle uitvoering van het hoofdproject. Rohan moet gered worden van Saruman en zijn Uruk-Hai, zodat de Ruiters van Rohan Gondor kunnen helpen. Daarnaast moet Aragorn zijn titel als koning opeisen, en met de gecombineerde legers van Gondor en Rohan Sauron uitdagen. Als dit allemaal niet was gebeurd, was Sauron’s aandacht niet op deze oorlog gericht en konden Frodo en Sam met geen mogelijkheid Mordor oversteken om Mount Doom te bereiken. De laatste fase van een PRINCE2-project – het afsluiten van het project – dient om goedkeuring te krijgen van de stuurgroep. Deze wordt, zover er sprake is van een stuurgroep, gegeven. Managen per fase is dus een goed toegepast principe.

5. Het principe managen by exception betekent dat de stuurgroep alleen ingrijpt als het van tevoren opgestelde projectplan (inclusief tolerantie) niet kan worden gehaald, of als dit dreigt te gebeuren. Dit principe is goed uitgevoerd: wanneer de legers van Rohan onvoldoende sterk blijken te zijn, grijpt Elrond in om Aragorn te instrueren de Doden van Dunharg in te schakelen. Wanneer Pippin in de Palantír, de glazen bol van Saruman, kijkt, grijpt Gandalf in door met hem naar Gondor te rijden en de stad Minas Tirith bij te staan in de komende aanval. Met kleine zaken bemoeit de stuurgroep zich niet.

6. Bij een PRINCE2-project is sprake van productgericht plannen: het moet duidelijk zijn welke producten het project moet opleveren. Zo kan de projectorganisatie daar tijdens de uitvoering naartoe plannen en kan er achteraf geen discussie ontstaan of het project succesvol is uitgevoerd. In het project van de Fellowship was het product duidelijk: het vernietigen van de Ring door deze in Mount Doom te gooien. De Fellowship heeft zonder veel moeite het productgericht plannen dus goed toegepast.

7. Het laatste principe van PRINCE2 is het op maat maken van de projectomgeving. Omdat elk project anders is, verschilt ook de exacte invulling ervan. Zoals Boromir zegt in de Council of Elrond: met tienduizend man kan Mordor nog niet veroverd worden. Het is dus geen optie om met een groot team te proberen het project uit te voeren. In plaats daarvan wordt het uitvoerende team klein gehouden. Er wordt ook bewust gekozen om bepaalde zeer machtige vechters en tovenaars niet in de Fellowship te betrekken, zoals de machtige elvenheer Glorfindel. Deze keuze lijkt vreemd, omdat Glorfindel milennia aan ervaring heeft als krijger en zelfs in het verre verleden een balrog heeft verslagen. Zulk machtig gezelschap zou echter de aandacht van Sauron trekken, terwijl dat juist voor de uitvoering van het project ten alle kosten moet worden voorkomen. De uitvoering van het project wordt dus bewust met een klein, relatief onopvallend en gespecialiseerd team gedaan.

Thema’s

De zeven principes van PRINCE2 zijn: business case, organisatie, kwaliteit, plannen, risico, wijziging en voortgang.

Business case
In de business case wordt vastgelegd of het project wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is. Zoals uitgelegd in het vorige artikel, worden hierbij verschillende scenario’s naast elkaar gelegd: het projectplan, alternatieve projecten en de nuloptie (niks doen). De Council of Elrond kwam vrij snel tot de conclusie dat de nuloptie geen optie is en er ook geen alternatief is, en dat de business case voor project om de Ring in Mount Doom te gooien erg sterk is. De Fellowship heeft het thema business case dus goed aangepakt.

Organisatie
Het tweede thema is organisatie. Hier wordt onder meer vastgesteld welke rollen iedereen in het project heeft. Zoals eerder aangegeven, is er geen sprake van een duidelijke stuurgroep. Wel is er een duidelijke onderverdeling in leveranciers (de Fellowship) en gebruikers (vertegenwoordigd door Elrond). Dit thema is dus redelijk goed toegepast.

Kwaliteit
Het thema kwaliteit bevat hulpmiddelen om vast te stellen wanneer een project geslaagd is, bijvoorbeeld door de projectproducten en acceptatiecriteria te definiëren. In het geval van de Lord of the Rings was het succes van het project eenvoudig vast te stellen: de Ring moest vernietigd worden in Mount Doom. Dit thema is dus niet uitgebreid toegepast, omdat dat niet nodig was.

Plannen
Het vierde thema van PRINCE2 is plannen – als meervoud van het zelfstandig naamwoord ‘plan’, niet als werkwoord. Hier maakt de projectorganisatie onder meer projectplannen en afwijkingsplannen. Dit principe is slecht toegepast: er is maar één plan, en zelfs dat is niet goed uitgewerkt. Er zijn vaak wijzigingen aan het plan, bijvoorbeeld wanneer de Fellowship door Moria moet gaan nadat de leden al hoog op de berg Caradhras zijn geklommen. Bij de Rauros-watervallen valt het plan verder uit elkaar, nadat de Fellowship zich opsplitst en verschillende kanten op gaat. Sam en Frodo passen hun plannen nog vaker aan en komen op deze manier zelfs in de klauwen van de monsterlijke spin Shelob. Het ondoordachte plan van Aragorn, Gimli en Legolas om de Uruk-Hai te achtervolgen, waar zij ver in de minderheid zijn, verandert ook snel. Merijn en Pepijn hebben ondertussen elk plan laten varen en bij wijze van toeval slagen zij in het leveren van substantiële bijdrages aan de uitvoering van de tussenprojecten. Er zijn dus vanaf de eerste tegenslag continu improvisaties en ongeplande afwijkingen aan het plan. Over het verloop van het project blijft alleen het einddoel overeind staan als een stip op de horizon, terwijl alle manieren om daar te komen het werk zijn van pure improvisatie en impulsieve actie door de leden van de Fellowship.

Risico
Bij het thema risico inventariseert de projectorganisatie welke bedreigingen (negatieve risico’s) en kansen (positieve risico’s) kunnen voorkomen. De organisatie bedenkt ook hoe ze met deze risico’s omgaat. Ook dit thema is niet goed uitgewerkt: de Fellowship komt veel kansen en bedreigingen tegen; als voorbeeld gelden respectievelijk de gevangename van Gollum, die later helpt als gids, en de aanval van de heksenkoning van Angmar op Gandalf. De leden ageren hier wel goed op, maar dit is vooral vanwege improvisatie en niet vooruitzicht.

Wijziging
In het thema wijziging staan richtlijnen hoe om te gaan met wijzigingen ten opzichte van het oorspronkelijke projectplan. Omdat dit plan niet wijzigt – het doel blijft de hele tijd om de Ring in Mount Doom te vernietigen – komt dit thema in dit project niet aan de orde.

Voortgang
Ten slotte bespreekt het thema voortgang over de rapportagestructuren naar relevante stakeholders in het project. Hoewel er door de natuur van het project vrij weinig contact is tussen de verschillende groepen uitvoerders en de Council of Elrond, zijn er wel degelijk uitwisselingen van voortgangsrapportages. Elrond en Galadriel kunnen, als gebruikers van de elvenringen, met elkaar over lange afstanden communiceren en houden elkaar op de hoogte van binnengekomen nieuws. Dit is de enige effectieve vorm van rapportage die plaats vindt in het project. Door technologische en politieke hindernissen is verdere rapportage zeldzaam en toevallig. Gandalf hoort toevallig van kapitein Faramir over de voortgang van Frodo en Sam, en kan hier effectief op inspelen voor de succesvolle conclusie van het project, maar dit is een van de zeer zeldzame voorbeelden van effectieve rapportage en terugkoppeling in een uitvoeringstermijn van meer dan een jaar. Hoewel het de Fellowship kan worden vergeven, omdat de leden niet beschikken over effectieve communicatiemiddelen en er erg zorgvuldig met de rapportage informatie moet worden omgegaan, laat de rapportagestructuur veel te wensen.

Conclusie
We hebben geconcludeerd dat de Fellowship het project vrij goed heeft uitgevoerd. Van de zeven principes hebben Frodo en zijn team alleen bij gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden steken laten vallen. De thema’s plannen en risico heeft de Fellowship niet goed aangepakt, maar de andere vijf – voor zover aanwezig – wel. Er was dus ruimte voor verbetering, maar al met al is het niet vreemd dat de Fellowship uiteindelijk is geslaagd in het doel: de Ring vernietigen in Mount Doom.