Hoe Voortman grip kreeg op uitgavenbeheer met Yokoy en MareVisie
Vandaag zijn we in gesprek met Glenn den Drijver, IT-manager bij Voortman Steel Machinery en verantwoordelijk voor de interne financiële digitalisering. Hij vertelt over de stappen die het bedrijf heeft gezet om ook op financieel vlak te automatiseren.
Als toonaangevende producent van geavanceerde staalbewerkingsmachines is automatisering bij Voortman in Rijssen een integraal onderdeel van het DNA. Met hun eigen VACAM-software worden productieprocessen tot in de puntjes aangestuurd. Toch bleef er op de achtergrond één gebied achter: het uitgavenbeheer. “Ons oude systeem, SXP, was niet meer van deze tijd,” vertelt Glenn. “Dat moest slimmer en efficiënter.”
Hij vertelt hoe de keuze voor Yokoy als AI-gedreven uitgavenplatform en de samenwerking met MareVisie hebben geleid tot een toekomstbestendige oplossing met realtime inzicht, minder handwerk en meer grip voor zowel Finance als de rest van de organisatie.
Van vertraging naar realtime inzicht
De aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing was helder. “We werkten nog met fysieke betaalpassen en banktransacties die pas na één of meerdere dagen binnenkwamen. Dat betekende dat medewerkers hun uitgaven pas dagen later konden koppelen, als ze het al deden. Je was continu mensen aan het najagen. Voor Finance was het enorm arbeidsintensief.”
Daar kwam nog bij dat het hele goedkeuringsproces ontbrak of handmatig verliep. “Alles ging door één persoon bij Finance, die fulltime bezig was met controleren. Dat was inefficiënt én foutgevoelig.”
Yokoy: AI en automatisering voor finance
Na een uitgebreide vergelijking van verschillende oplossingen viel de keuze op Yokoy. “Wat ons aansprak was de mate van automatisering en het gebruik van AI. Zaken als duplicaatdetectie, automatische kostentoekenning en realtime matching zijn allemaal standaard in Yokoy ingebouwd. We wilden dat 80% van de uitgaven automatisch door het systeem verwerkt kon worden. Dat is gelukt.”
De koppeling met het ERP-systeem zorgt ervoor dat kosten nu vrijwel realtime op projecten worden geboekt. “Vroeger duurde dat soms weken. Nu zie je vrijwel direct waar je staat. Dat maakt een wereld van verschil.”
Voor de implementatie werkte Voortman samen met MareVisie, die via Yokoy als partner werd aangedragen. “Dat bleek een waardevolle toevoeging,” vertelt Glenn. “We hadden specifieke wensen voor onze goedkeuringsflows die buiten de standaardfunctionaliteit van Yokoy vielen. MareVisie heeft daarvoor maatwerk gebouwd, waarmee we toch dicht bij de standaard konden blijven.”
Hoewel het project in de kern soepel verliep, was het niet helemaal zonder hobbels. “Yokoy werd gepresenteerd als low-code oplossing, maar toch vergde de inrichting meer tijd dan verwacht. Gelukkig kwamen we er samen goed uit, mede door de flexibiliteit van MareVisie.”
Minder werk, meer grip
Sinds de livegang merkt Voortman duidelijke voordelen. “De afdeling Finance hoeft vrijwel niks meer handmatig te controleren. Alleen extreme afwijkingen worden nog steekproefsgewijs bekeken. Managers hebben nu zelf de controle over uitgaven op hun afdeling, wat ook leidt tot meer eigenaarschap.”
Medewerkers ervaren het systeem als gebruiksvriendelijk. “Ze hoeven eigenlijk alleen nog maar een foto van het bonnetje te maken. De rest doet Yokoy. Zeker bij onze salesmensen was het enthousiasme groot.”
Van fabriek tot finance: schaalbaar en toekomstgericht
Voortman begon met een pilotgroep van 25 medewerkers. Inmiddels zijn alle Nederlandse medewerkers live, zo’n 100 in totaal, en volgen Duitsland, Amerika en andere internationale vestigingen later dit jaar. “In totaal gaan we richting de 200 gebruikers. De reacties zijn positief, en het systeem doet wat het belooft.”
Voor Glenn is het duidelijk dat Yokoy perfect past binnen de bredere digitaliseringsstrategie van Voortman. “Wat wij met VACAM doen op de werkvloer, processen sturen, optimaliseren en automatiseren, doen we nu ook op Finance. Yokoy helpt ons niet alleen efficiënter te werken, maar ook om sneller en beter geïnformeerd beslissingen te nemen.”