De wereld van bedrijfsmanagement is erg dynamisch en het kan ingewikkeld zijn om bij te houden welke stappen precies nodig zijn om een succesvol resultaat neer te zetten. Bij complexe projecten, onduidelijke doelen of behoefte aan gestructureerd beheer, kan het acroniem SCOPAFIJTH een helpende hand bieden. SCOPAFIJTH staat voor de meest voorkomende ondersteunende processen in een organisatie of bedrijf.

Bij aanvang van een project is SCOPAFIJTH een handige tool om alle ondersteunende processen in kaart te brengen en hiermee een goede projectopzet te maken. SCOPAFIJTH kan ook gebruikt worden wanneer een project minder goed loopt dan verwacht, door de onderdelen van SCOPAFIJTH na te gaan, kunnen eventuele valkuilen zichtbaar worden en kan er systematisch naar oplossingen worden gezocht. Ook kan het later in het project behoeden voor eventuele andere valkuilen    zoals de overschrijding in budget of looptijd, of het niet kunnen halen van het doel (de business case).

SCOPAFIJTH vormt een werkwijze waarbij voortdurende evaluatie en aanpassing essentieel zijn. Zo staat flexibiliteit centraal en wordt er direct ingespeeld op veranderingen in de werkomgeving.  Een project verloopt pas efficiënt wanneer alle onderdelen genoeg aandacht hebben gekregen en goed zijn uitgewerkt. Men vergeet vaak het totale plaatje. Door de onderdelen van SCOPAFIJTH als gids te gebruiken kan er zo efficiënt mogelijk gewerkt worden  en kan een project optimale resultaten behalen.

Waar staat SCOPAFIJTH voor en hoe werkt het?
SCOPAFIJTH beschrijft een aantal essentiële ondersteunende processen, maar het model is niet voor elk bedrijf hetzelfde. Het zal per branche en per bedrijf verschillend worden ingevuld, er is dus ook geen generieke checklist om op te stellen. Het model geeft voldoende ruimte voor eigen invulling en is hierom júist ideaal aan te sluiten op alle behoeften en wensen van iedere organisatie of bedrijf. Het is een tool die wordt ingezet om zo efficiënt mogelijk te werk te kunnen gaan bij elk project, ongeacht de doelen van het project.

Om een duidelijker beeld te schetsen van de werkwijze van SCOPAFIJTH worden de tien onderdelen hieronder kort toegelicht:

1.Security
Security betreft de maatregelen die genomen moeten worden om gegevens en eigendommen binnen een bedrijf of project te beschermen. Hierbij kan men denken aan firewalls, encryptie, bewaking en bescherming van persoonsgegevens. Ook toegangscontrole en de beveiliging van de werkplek vallen hier onder.

2.Communicatie
Goede communicatie is van essentieel belang voor een geslaagd project. Bijna iedere verandering geeft ook een verandering in de manier van communiceren. Het gaat hierbij niet alleen om interne communicatie (de wijze waarop afdelingen met elkaar communiceren en de informatiestroom binnen een bedrijf of project) maar ook om de communicatie met externe belanghebbenden. De communicatie met klanten maar ook de relatie met de markt (welk image wil je als bedrijf uitstralen, hoe zet je je product neer) en met leveranciers vallen hieronder.
Denk bij communicatie ook aan nieuwsbrieven, sociale media, webinars en/of events en recruitment/HR. Hoe pak je alles het best aan? Welke afspraken worden er gemaakt? Op welke manier zal er worden gecommuniceerd binnen het project of bedrijf. Deze vragen worden allemaal beantwoord wanneer er wordt gekeken naar het communicatieve aspect van een project.

3.Organisatie
Dit aspect heeft betrekking op de inrichting van de organisatie. Er wordt gekeken naar de indeling van organisatorische eenheden en in hoeverre deze passen bij de processen die uitgevoerd moeten worden. Het is belangrijk om een goed georganiseerd project te hebben om deze situaties tegen te gaan. Een goede organisatie zorgt voor de juiste structuur. Zijn de verantwoordelijkheden duidelijk, wat is het takenpakket enz. De juiste organisatie streeft naar efficiëntie, transparantie en effectiviteit van het project.

4.Personeel
Het is van belang dat het juiste personeel met de juiste skills werkzaam is bij een project. Welke werkzaamheden moeten worden verricht en wie zijn daarvoor nodig? Er wordt gekeken naar welke competenties nodig zijn, of er voldoende uitdaging wordt aangeboden, wat de doorgroeimogelijkheden zijn en of er een veilige werkomgeving is. Het is belangrijk om de juiste mix van kennis, inzicht, vaardigheden, inzet, houding en motivatie te hebben. Trainingen, interne opleidingen en functiebeschrijvingen kunnen helpen om personeel optimaal aan te sturen.

5.Administratieve Organisatie
Bij de administratieve werkzaamheden van een project kunnen verschillende procedures en documenten komen kijken. Het is handig om bepaalde regels, richtlijnen en procedures op te stelen voor een optimale organisatie. Ook de verduidelijking van werkprocessen door stapsgewijs handelen en indelen van primaire en secundaire processen is onderdeel van de administratieve organisatie. Verdere vallen ook besturing en controle onder dit aspect, denk aan rechten en verplichtingen, rapportages, maatregelen ende waarden van de onderneming.

6.Financieel
Bij een project of in de dagelijkse bedrijfsvoering is het belangrijk om het budget duidelijk op te stellen en goed te analyseren waarin de organisatie moet investeren. De financiën gaan over de geldstromen die lopen door het bedrijf, denk bijvoorbeeld aan hoeveel budget er beschikbaar is, wat de operationele kosten en inkomsten zijn en waar budgettering moet plaatsvinden. Ook de inkoop van goederen vallen hieronder. IT kan hierbij ondersteunen met inkoop-en boekhoudsystemen, zodat de financiële organisatie vloeiend verloopt.

7.Informatie
Informatievoorziening omvat verschillende interpretaties. Enerzijds gaat het over de informatievoorziening naar buitenaf, hieronder vallen klanten, stakeholders en andere bedrijven. Anderzijds gaat het over de interne sturingsinformatie van een bedrijf of project , wat is de visie en de strategie? Hoe zien de klanten ons? Hoe informeer we elkaar hierover?   Hiernaast is het van belang dat er informatie over klanten beschikbaar is, zodat een product of project zo goed mogelijk op de doelgroep aan kan sluiten.

8.Juridisch
Bij projecten komt vaak wetgeving en regelgeving kijken. Het is dus verstandig om van tevoren na te gaan welke juridische raakvlakken het project gaat tegenkomen en hoe hiermee wordt omgegaan. Voldoet mijn project aan de wettelijke eisen? Wordt de privacy van personeelsgegevens goed nageleefd en is er voldoende aandacht besteed aan aansprakelijkheid, garantievoorwaarden, bewaartermijnen en intellectual property (IP)? Ook het opstellen en naleven van contracten met bijvoorbeeld leveranciers valt onder het juridische aspect.

9.Technologie
Technologie is onmisbaar geworden. Projecten en bedrijven zijn enorm aan het digitaliseren. Het is daarom van belang om te controleren of alle nodige technologie beschikbaar is. Mogelijk is er ruimte voor  verbetering van systemen en hoe deze geïmplementeerd zijn in een bedrijf. Denk hierbij aan automatisering, systembeheer, applicatiebeheer en verschillende software. Welke nieuwe technologische aspecten kunnen er ingezet worden om efficiëntie te verbeteren?

10.Huisvesting
Het is belangrijk om na te denken over waar een project het best uitgevoerd kan worden, wat is de beste werkplek? Ook de ideale locatie voor een bedrijf is een belangrijke denkstap. Hoeveel werkplekken zijn er nodig? Wat zijn de huurvoorwaarden? Is de locatie goed bereikbaar en welke faciliteiten heb ik nodig? Tegenwoordig bestaat huisvesting ook online; gegevens moeten settelen op een cloud of een ander online datasysteem. Hoe richt je dat datasysteem in? Ook kantoorlogistiek is een deel van huisvesting, denk bijvoorbeeld aan de plaats van het archief, of de plaatsing van kopieerapparaten en printers.

Deze tien onderdelen vormen de kern van iedere organisatie. Voor het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van de kerntaken van een organisatie zijn ondersteunende processen essentieel. SCOPAFIJTH biedt hulp wanneer een project of proces vastloopt of bij het opstellen van een projectplan, maar ook bij het analyseren van de impact van veranderingsprocessen en het analyseren van eerdere projecten.

MareVisie zet efficiëntie voorop bij elk project, gaat grondig te werk en streeft naar optimale resultaten. Wij hebben de juiste specialisten, kennis en ervaring in huis om de doelen van uw organisatie te behalen. Wij bieden onder meer ondersteuning aan bij projectmanagement, programmamanagement, projectsupport en portfoliomanagement. Hierbij maken wij onder anderen gebruik van SCOPAFIJTH. Neem contact met ons op om te bepalen wat wij voor u kunnen betekenen!