Informatiemanagement is documentmanagement pur sang!

Informatie management laat zich gemakkelijk uitleggen in de context van document management. Document management is onontkoombaar omdat een ieder een persoonlijke administratie heeft. Organisaties niet uitgezonderd want daar is de administratie vaak nog veel groter. In de oudheid bloeiden beschavingen zoals de Inca’s, Egypte, en China dankzij strak document management.
De basis van document management bestaat uit twee onderdelen die apart aandacht behoeven. We leggen het graag verder uit aan de hand van de context; boeken in een bibliotheek.  

Het eerste onderdeel is het borgen dat de inhoud van de documentatie correct is. Dit vereist vaak subject matter experts (SME) om de inhoud te verifiëren, omdat niet iedereen in staat is dit te doen. In de context van de bibliotheek is het van belang dat de inhoud van de boeken klopt. Dit kan overgelaten worden aan de schrijver of door een ander die kennis heeft in het specifieke domein, het vier ogen principe. Het is ook van belang dat de schrijver relevante metadata met betrekking tot het boek overhandigd (titel, datum van publicatie, uitgever, onderwerp,…) zodat de bibliotheek kan worden ingericht.  

Het tweede onderdeel is het bouwen van de bibliotheek op basis van de metadata. Bij het bouwen is het aan te raden de meest kritieke documentatie voor business continuïteit als uitgangspunt te nemen. In de context van de bibliotheek lijkt het vanzelfsprekend om de boeken te categoriseren op alfabetische volgorde. Echter, men kan zich ook cultuur voorstellen waarbij sommige schrijvers een speciale plek in de bibliotheek krijgen. Daarnaast kan men de boeken sorteren op onderwerp (fantasie, klassieken, horror, …) terwijl binnen elk onderwerp de alfabetische volgorde nog steeds wordt aangehouden. Er is geen goed of fout bij het inrichten, maar het is wél van belang dat de gemaakte keuzes helder zijn. Wat we kunnen stellen is dat hoe meer gestructureerd, gedetailleerd, en consistent de bibliotheek wordt gebouwd, des te makkelijker het later is om boeken terug te vinden. 

MareVisie helpt haar klanten om technische documentatie te centraliseren binnen hun technische afdelingen. Het uitgangspunt was dat de meeste documentatie onder het beheer van de individuele werknemer viel. Dit kon in de mailbox zijn, op een harde schijf, op papier, of zelfs slechts in het hoofd van de medewerker. Naar gelang de organisatie groeit doen meer en meer stakeholders een oproep om de technische informatie en de behoefte aan een gecentraliseerde database werd een noodzaak. Voordat de documentatie aan de database kan worden toegevoegd wordt relevante metadata aan de documenten gekoppeld. Daarnaast worden de leveranciers van de documentatie getraind in het denken volgens deze metadata richtlijnen. 

Wij ondersteunen klanten in het selecteren van relevante metadata, de eerste stappen in het bouwen van een database, en we acteren als poortwachter wanneer informatie wordt toegevoegd en opgevraagd door betrokkenen. Document management pur sang!