Meestal is informatiemanagement geen kerntaak in een organisatie. Zeker in organisaties waarin informatiegebruik relatief losstaand en van beperkte impact is. Bij zoiets groots als de energietransitie is het op een goede manier gebruiken van informatie belangrijk. Zeker ook op het gebied van meten en sturen. En als de omgeving complexer wordt, wordt goede informatie op het juiste moment nog belangrijker.
Informatiemanagement is het geheel van processen, structuren, mensen, middelen en procedures, met het oog op vastlegging en gebruik van informatie. Een goede afstemming tussen de mensen op de werkvloer, ook wel de “business” genoemd en de afdeling die voorziet in de systemen en middelen, ook wel “IT” genoemd, is essentieel. Een afstemming die nodig is op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.
De brug tussen business & IT
De informatie wordt door de “business” gebruikt, voortgebracht en vastgelegd tijdens de uitvoering van de processen. IT speelt daarin een belangrijke rol. Wederzijds begrip tussen de “business” en “IT” is een succesfactor en informatiemanagement vervult daarin een belangrijke functie. Met de inzet van informatiemanagement zorg je voor een optimale informatievoorziening voor de processen. Waarbij de uitdagingen of wensen vanuit de business zo vroeg mogelijk goed in kaart kunnen worden gebracht. Waarbij de informatie tijdig beschikbaar en vindbaar is. Zo kan de uitvoerende organisatie of afdeling op een efficiënte en effectieve wijze het geplande resultaat opleveren. Ook stelt het IT in staat om een zo optimaal mogelijke oplossing te faciliteren.
Omgekeerd speelt informatiemanagement ook een rol om beperkingen of bezwaren vanuit de IT zo begrijpelijk mogelijk te maken voor de business. Daardoor ontstaat wederzijdse begrip. Informatiemanagement vormt hierin de brug tussen business en IT.
De rol van informatiemanagement bij energietransitie
Informatiemanagement kan ook een rol spelen in de energietransitie. Er ontstaan nieuwe processen zowel intern binnen de bestaande organisaties als tussen organisaties onderling. Zelfs tussen organisaties en particulieren! En informatie speelt daarin ook een steeds grotere rol. Denk bijvoorbeeld maar eens aan lokale energieopwekking met zonnepanelen, het energiegebruik en de terug leveringen aan het elektriciteitsnet.
Het delen en combineren van informatie leidt tot efficiënt gebruik van energie en 
optimalisatie van de energievoorziening. Denk daarbij aan inzicht in lokaal gebruik en lokale opwekking, waardoor vraag en aanbod mogelijk beter op elkaar afgestemd kunnen worden. In die gevallen komen ook privacy en AVG aspecten aan de orde, een onderwerp dat ook terugkomt in informatiemanagement.
Doordat de energietransitie nieuwe situaties met zich mee brengt, betekent dat automatisch dat er op allerlei niveaus beleid en regelgeving gemaakt en doorgevoerd moet worden. Ook dat heeft zijn weerslag op de informatievoorziening. De informatie is input voor de besluitvorming, maar is ook nodig om het beleid goed (en meetbaar) in praktijk te brengen.
Het 9-vlaks model van Rik Maes is een veel gebruikt model voor informatiemanagement. Het geeft de interactie weer tussen de diverse disciplines en managementniveaus binnen een organisatie. En geeft inhoudelijk houvast voor de invulling van het informatiemanagement.
Bij snelle grootschalige veranderingen zoals de energietransitie is echter meer nodig dan alleen de inhoudelijke houvast. De veranderingen die geïdentificeerd en doorgevoerd moeten worden, kunnen voor een organisatie erg groot zijn. De implementatie ervan zal via projecten en programma’s tot stand gebracht kunnen worden.
Het inrichten van goed portfolio of programma management speelt daarom ook een belangrijke rol om als organisatie op een goede en juiste manier mee te gaan in de energietransitie. Het helpt om gestructureerd naar (tussen)doelen toe te werken en ook om prioriteit aan te kunnen brengen in de activiteiten. Want iets groots als de energietransitie doe je niet in een keer. Met de juiste focus en prioriteit is de kans op succes optimaal.
Vragen over informatiemanagement? Wij helpen u graag.
MareVisie projectmanagement heeft de nodige kennis en ervaring op het gebied van informatiemanagement en bovendien staan onderwerpen als duurzaamheid en energietransitie bij ons hoog in het vaandel. Neem hier contact met ons op.