Rik Maes ontwikkelde gedurende de vorige eeuw het 9 vlaks model om informatiebeheer, ook wel informatiemanagement, te kunnen plaatsen binnen de organisatie.
In het kort is het 9 vlaks model ontstaan vanuit de groei van kleine bedrijven naar volwassenheid en de daarbij horende toename in omvang van de organisatie. Het toont de groei van een organisatie vanuit het vakmanschap als kleine zelfstandige bakker naar de industriële bakkerij met meerdere functionele afdelingen. Elk hun eigen rol binnen de informatievoorziening om zo goed te kunnen functioneren en samenwerken.
Door de groei van de organisatie ontstonden er naast de primaire processen ook ondersteunende processen. Deze ondersteunende processen leveren middelen aan de primaire processen. Dit allemaal met het oog op het vergroten van de overall efficiëntie van de organisatie. Behoud van kwaliteit, hogere productie, en daarmee minder kosten. Om de bijbehorende informatiestromen te kunnen managen zijn procesoverzichten nodig, waarbij computers en andere technologische oplossingen als middel worden ingezet.
Door het groeien ontstond er naast het uitvoeren van de corebusiness oftewel ‘het bedrijfsdomein‘, het bakken van brood, een informatie uitwisseling tussen afdelingen en lijn management. Parallel wordt de techniek om hierbij te helpen en informatie uitwisseling te versnellen/vereenvoudigen in gebruik genomen.
Dit samenspel is terug te vinden in het 9 vlaks model als de drie verticale domeinen.
- Business
- Informatie
- Technologie
De organisatie structuur is doorgaans hiërarchisch (organigram) en weergegeven in de drie niveaus.
- Strategisch
- Tactisch
- Operationeel
Deze drie horizontale niveaus en drie verticale ‘silo’s‘ resulteren samen in het 9 vlaks model van Rik Maes.
Figuur 1: 9 vlaks model van Rik Maes
Kwaliteit borgen met het Plan-Do-Check-Act model
De drie niveaus; strategisch, tactisch, en operationeel worden ook richten, inrichten, en verrichten genoemd. Het inrichten dient de gekozen richting (strategisch niveau in de organisatie) vorm te geven en deze te realiseren in de uitvoering op de werkvloer en de dagelijkse praktijk van het verrichten. Dus het tactische niveau van het inrichten is de link tussen strategie en uitvoering.
Het 9-vlaksmodel van Rik Maes kunnen we zien als een raamwerk voor integratie, waarmee het management op een samenhangende en afgewogen wijze richting geeft. Maar ook inricht en met het uitvoerende niveau een relatie kan leggen tussen informatie- en communicatieprocessen, die de bedrijfsprocessen ondersteunen en de daarbij behorende technologie.
Interessant is de relatie van informatiemanagement, projectmanagent en het 9 vlaks model. Met de interactie tussen de verschillende managementniveaus. En de uitvoering van activiteiten van het informatiebeheer in een organisatie.
Informatiemanagement processen gaan over de wijze waarop een organisatie met informatievoorzieningen omgaat. De doelstelling van informatiemanagement is het zorgdragen voor de beschikbaarheid van de gevraagde informatievoorzieningen. Zo kan de organisatie of afdeling de geplande resultaten leveren.
Om de kwaliteit hiervan te borgen wordt het Plan-Do-Check-Act model van Deming gebruikt. In Figuur 2 wordt deze in het 9-vlaksmodel weergegeven.
Figuur 2: 9 vlaks model van Rik Maes en relatie met PDCA van Deming.
Een voorbeeld
Een voorbeeld uit ons dagelijks werk waar de PDCA-cyclus en het 9-vlaksmodel samenkomen is een opdracht waarbij we werken aan een migratie met als doel data centralisatie van een Technische afdeling. De data ondergaat een omzetting van het niveau van een individuele medewerker naar een Technische afdeling met verschillende disciplines en eindigt daarbij in één grote database waar alle technische informatie inzichtelijk is gemaakt.
Eerst had elke werknemer zijn eigen ‘PDCA cyclus’ om documentatie te beheren. Denk hierbij aan eigen mappenstructuren en zelfs het gebruik van de mailbox als archief voor documentatie. De medewerker slaat alle benodigde informatie op zijn eigen harde schijf in een structuur zodat hij als gebruiker dit weer makkelijk kan terugvinden. Hij zal voor zichzelf een solide structuur hebben bedacht zodat hij alles eenvoudig kan terugvinden. Vanuit de behoefte aan overzicht voor iedere betrokkene en met het oog op security is het gewenst dat deze aanpak een halt wordt toegeroepen.
Langzaam groeit de organisatie namelijk en de technische afdeling groeit mee. Meerdere collega’s komen erbij in andere disciplines zoals mechanisch, elektronisch en facilitair. Door de omvang van sommige renovatieprojecten worden er externe partijen ingehuurd voor hun kennis en expertise. Deze partijen van buiten de organisatie hebben voor het uitvoeren van de aan hun gegeven opdrachten informatie nodig van de organisatie. Het volstaat niet meer dat de oorspronkelijke gebruikers die op hun eigenwijze de informatie hebben opgeslagen. De informatie moet eenvoudig en eenduidig op te halen zijn uit de database.
Hier is de essentie van accuraat informatiebeheer mee aangegeven. Een tijdelijk projectmanagement team kan een perfecte rol spelen in een bestaande lijnorganisatie om de centralisatie van informatie te realiseren. In een notendop is onze aanpak hier: bepalen hoe het ingericht moet worden, vaststellen waar de informatie nu is, een transitiefase waarin overgegaan wordt naar de nieuwe werkwijze, en – indien gewenst – afscheid nemen van de oude werkwijze.