Veel bedrijven hebben te maken met leveranciers en sluiten regelmatig contracten. Hoe manage je een contract en hoe proactief moet je zijn? De balans tussen vertrouwen en controle is van cruciaal belang voor de uitvoering.

Bij contracten waarin vastgelegd wordt wat een bedrijf levert, tegen welke prijs en met welke levertijden is het managen hiervan zeer belangrijk, een precieze klus. Want je stuurt  niet alleen op  alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven. Maar je dient ook te letten op onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract. Uiteindelijk is je doel om de, met het contract beoogde, doelstellingen te realiseren.

Vertrouwen is een belangrijk aspect in elke relatie. De  ‘klant – leverancier’ relatie is daarop geen uitzondering. Vanuit klant perspectief moet erop vertrouwen zijn dat de leverancier voldoende kwaliteit levert en als leverancier wil je erop kunnen vertrouwen dat de klant het geleverde op de juiste waarde schat.

Indien er weinig vertrouwen is in de kwaliteit die de leverancier zal leveren, dan ligt het voor de hand dat er meer controle ingericht wordt. Met de controles moet dan aangetoond worden dat de geleverde kwaliteit voldoet aan de afgesproken criteria. Die controles vragen echter inspanning in tijd en geld. Een gevaar dat  bovendien op de loer ligt, is dat de leverancier precies datgene gaat leveren dat voldoet aan de criteria, terwijl er mogelijk meer waarde te creëren was geweest.

Een belangrijk element daarbij is wat de insteek van de klant is (het is immers de klant die betaalt…). A.T. Kearney heeft een model ontwikkeld om de relatie en interactie met de leverancier te duiden. Ondanks de insteek vanuit het klant perspectief, geeft het model ook handvatten voor de leverancier.

De noodzaak van een  balans tussen vertrouwen en controle komt niet terug in het model. In de onderste rij van het schema zal er weinig vertrouwen zijn in de kwaliteit en kan er een sterke nadruk komen te liggen op controle. Daarbij kan ook de historie met eerdere leveranciers een stempel drukken op de mate van controle die de klant verlangt. De onderste rij geeft voor de leverancier een uitdaging om de relatie langdurig te maken.

Indien de leverancier structureel kwaliteit levert  zal het vertrouwen toenemen en kan er mogelijk volstaan worden met minder (strikte) controle. De relatie beweegt dan omhoog in het schema. Naarmate de relatie in de hogere rijen belandt, wordt de kans op lange termijn relatie  en het verlengen van de dienstverlening steeds groter. Bij de hogere rijen heeft zal de klant zwaarder vertrouwen op de kwaliteit en zelfstandigheid van de leverancier en daardoor minder tijd aan controle besteden..

De beweging van links naar rechts in het schema laat zich minder beïnvloeden door vertrouwen en controle. Het beïnvloed  niet direct het strategisch belang van de dienst of het product. Het eerder genoemde gevaar van het niet  breder kijken dan de gestelde criteria, zal zeer waarschijnlijk een remmende werking hebben om in het model naar rechts op te schuiven, naar de strategische relatie.

Nu weer terug naar contract management. Er is geen universele balans tussen vertrouwen en controle. Bij het aangaan van het contract moet er echter wel over nagedacht worden hoeveel controle er wordt ingericht en wat het doel daarvan is.  Vooraf nadenken over de controle en het op en/of schalen daarvan bij bewezen kwaliteit, bij toenemend vertrouwen dus.

Contractmanagement vergt vooruit denken en plannen. Samenvattend zijn er tenminste 5 aspecten om vooraf op een rijtje te hebben:

1. Wat versta je onder contractmanagement en welke activiteiten horen daarbij?
2. Wie is verantwoordelijk voor welke taken/activiteiten?
3. Welke contracten moeten we veel aandacht geven en welke contracten minder (categoriseren)?
4. Levert het contact een directe of indirecte bijdrage aan de bedrijfsstrategie?
5. Hoe en waar leggen we informatie behorend bij een contract vast?

Vergeet niet dat de achterliggende werkprocessen ook meegenomen moeten worden. De klant dient zich af te vragen of er een ‘leverancier’ gezocht wordt of dat er vanuit de strategie behoefte is aan een ‘business partner’. Dit is ook een aspect bepalend is voor de insteek en de uitkomst van contract onderhandelingen.

6 Tips op om  contractmanagement op een hoger plan te brengen

1. Wees proactief
2. Leg afspraken vast en hou actielijsten bij.
3. Investeer in de balans tussen vertrouwen en controle.
4. Maak regelmatig de analyse van de toegevoegde waarde.
5. Zorg voor open communicatie op basis van feiten.
6. Stop niets weg maar informeer en escaleer op tijd, dat heeft een functie.

Juist bij dit vak sluiten theorie en praktijk heel goed op elkaar aan. Blijf het heel praktisch benaderen en zorg voor een goede communicatie tussen leverancier en klant maar toets regelmatig of het nog aan de bedrijfsstrategie voldoet. Het gaat immers om de balans tussen vertrouwen en controle.