Hoe vertaal je de bedrijfsstrategie naar concrete projecten?
Professioneel ingericht portfoliomanagement draagt bij aan de realisatie van strategische doelstellingen. Om invulling te geven aan portfoliomanagement begin je met het creëren van één centraal overzicht van alle lopende en toekomstige initiatieven binnen de organisatie. Voor besluitvormers is dit totaalplaatje cruciaal om te bepalen welke projecten prioriteit krijgen en welke projecten misschien wel overbodig zijn.
De prioriteit wordt bepaald door zaken zoals het risicoprofiel van het project, de marktontwikkeling waarop het project inspeelt en het projecttype: gaat het om innovatie, productverbetering of een wettelijke verplichting?
Hoe houd je zicht op alle projecten en programma’s? Het is zaak om te bepalen in hoeverre elk project bijdraagt aan de strategische doelstellingen. Een eerste stap kan zijn om per afdeling een strategische doelstelling te formuleren en betrek de managers van deze afdelingen hier ook bij, zo maak je het besluitvormingsproces een stuk makkelijker.
Met een centraal overzicht met alle projecten, initiatieven en de strategische bijdragen afgerond is, kunnen keuzes worden gemaakt. Hoeveel projecten passen binnen het beschikbare budget? Zijn de beoogde mensen om de projecten uit te voeren wel beschikbaar? Een projectportfolio kan helpen om te evalueren of ter ondersteuning om via rapportages de gesprekken tussen alle betrokkenen te ondersteunen en zo sneller keuzes te maken.
Maar let op; projectportfolio management is een continu proces. Projecten worden immers voortdurend afgerond en nieuwe initiatieven voorgesteld. Lopende projecten vallen soms tegen en moeten dan voortijdig worden beëindigd. Stuk voor stuk aanleidingen om het projectportfolio continu te evalueren.