Projectsupport te duur? Onzin! Sterker nog, het is een nuttige investering!

Projectsupport te duur? Onzin! Het zorgt voor efficiëntie. Projectsupport en projectmanagers zijn aanvullend aan elkaar en zorgen voor een beter resultaat.

Binnen een project zijn taken die geen zeer ervaren project manager vragen, maar wel structureel projectmanagement aandacht nodig hebben. Dat maakt het efficiënt om projectsupport in te zetten. Onze project support specialisten ondersteunen projecten en programma’s. In veel gevallen werkt de MareVisie projectmanager met eigen project support. Maar veelal zetten we onze mensen in om andere project managers te ondersteunen. Anderzijds kan project support ook fungeren als rechterhand van een portfolio manager of hoofd projecten bureau.

Support ook erg nuttig om de ‘specialisten’ binnen een project ‘na te jagen’ of daar de juiste informatie vandaan te krijgen. Een taak die anders bij de projectmanager zou liggen. De ‘valkuil’ waar we dikwijls tegen aan lopen is dat met project support als een secretariële taak ziet. Vaak doet onze support dat deels (meetings plannen, notulen maken, etc) maar doet dat anders dan een ‘secretaresse’. Ook zijn er ‘planningstaken’ voor het project die verder gaan dan het ‘prikken van een afspraak’, denk bijvoorbeeld aan het plannen van een ‘Go Live’ bij een technische installatie of productintroductie.

Maar we zetten ook juist project support in wanneer een manager zijn rol als lijnmanager moet combineren met de tijdelijke rol van projectmanager. Of omdat het project meer sturende en organiserende capaciteit vanuit de projectmanager nodig heeft. Elke projectleider besteedt een substantieel deel van zijn tijd aan administratie. Zo houden zij risk-en action log’s bij. En bewaken zij de kwaliteit van de opgeleverde producten, planning en maken rapportages aan de stuurgroep. Uiteraard hoort daar ook de communicatie aan stakeholders bij. Door een deel van dit werk door een project support te laten doen blijft er meer tijd over voor de projectmanager. Deze kan op deze manier stakeholders proactief informeren of zelfs nog een project erbij doen. Daarom hebben onze klanten en onze projectmanagers graag projectsupport.

De rollen van zowel de support medewerker als de manager moeten duidelijk zijn, naar elkaar toe maar ook binnen het team. In de basis houdt support de manager op de hoogte van alle lopende zaken, maar houdt deze ook uit de wind zodat deze zich op andere taken kan richten. Support, de naam zegt het al is een ondersteunende functie, maar acteert op het zelfde niveau als de projectmanager. Zij moeten elkaar kunnen vertrouwen en een goede werkrelatie hebben. Zo kunnen zij op elkaar reflecteren en verbeterd dat uiteindelijk het resultaat. Zo haalt project support en de projectmanager van MareVisie elkaars wijsheid naar boven.

Wij zijn van mening dat je succesvol samenwerkt, als je kan omgaan met de angst voor afhankelijkheid en ook degenen van wie hij afhankelijk is echt weet te waarderen. Want wanneer we samen onze schouders eronder zetten, komen we met onze sterke punten en kennis als collectief veel verder dan wat we in ons eentje kunnen klaarspelen. Doordat onze project support op het zelfde niveau als de projectmanager acteert kunnen zij klankbodem. Zo zijn zij complementair aan elkaar. Een bijkomend voordeel is dat project support een ideale rol is voor iemand om door te groeien naar de rol van (junior) projectmanager. et antwoord op de vraag waarmee we begonnen hebben we hopelijk tussen de regels door weten uit te leggen. Uiteindelijk wegen de kosten niet op tegen de efficiëntie. Vaak zijn de uren van een projectmanager lager dan die van de projectsupport medewerker en kom je alsnog op 1 fte uit. De effectiviteit gaat omhoog en de kosten blijven gelijk. Dus NEE, projectsupport is niet te duur. Sterker nog, het is een nuttige investering!